3 loại hình văn phòng cho thuê doanh nghiệp cần biết

Các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định chọn văn phòng

Có rất nhiều lựa chọn thuê văn phòng riêng trên thị trường ngày nay: văn phòng có sẵn nội thất, các tầng trống riêng trong một tòa nhà, văn phòng thuê ngắn hạn trong vài tháng đến dài hạn trong vài năm,… các lựa chọn gần như không có giới hạn.

Dù chọn phương án nào, bạn cũng cần đưa ra các quyết định sau trước khi bắt đầu tìm kiếm:

Yếu tố mà doanh nghiệp ưu tiên: 

Tòa nhà, không gian và các tiện ích bạn chọn cần phù hợp với các ưu tiên của doanh nghiệp:

Tính độc đáo và văn hóa

Vị trí và hệ thống giao thông lân cận

Tính chất không gian phù hợp cho làm việc yên tĩnh hay làm việc cộng tác

Mức độ riêng tư và an ninh trật tự của văn phòng

Tính cao cấp của tòa nhà

Vị trí trung tâm hay diện tích lớn

Yêu cầu về kích thước và bố trí văn phòng: Xác định diện tích không gian doanh nghiệp cần thuê và cách bố trí để hỗ trợ hoạt động và quy trình làm việc của nhân viên.

Yêu cầu kỹ thuật: Các yêu cầu về cơ sở hạ tầng và công nghệ bao gồm Internet, phòng máy chủ và nhu cầu về các dịch vụ IT khác.

Ngân sách hàng tháng: Số tiền doanh nghiệp có thể chi trả cho các chi phí văn phòng sẽ quyết định diện tích và quy mô văn phòng có thể thuê được. Ngân sách hàng tháng bao gồm tất cả các chi phí như tiền thuê, phí quản lý, tiện ích, trang thiết bị, văn phòng phẩm, F&B và hơn thế nữa. (Với dịch vụ văn phòng linh hoạt tại Dreamplex, tất cả các chi phí này đều được bao gồm trong một mức giá cố định hàng tháng.)

Ngân sách đầu tư cơ sở vật chất (CapEx): Ngân sách chi tiêu vốn hay ngân sách đầu tư cơ sở vật chất là số tiền doanh nghiệp sẽ sử dụng cho các khoản chi tiêu như thuê không gian văn phòng truyền thống. Ngân sách này sẽ được sử dụng để thiết kế và xây dựng văn phòng, bao gồm cả việc tháo dỡ các lắp đặt cũ của người thuê trước đó.

Sự linh hoạt: Mức độ linh hoạt quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp? Số lượng và quy mô nhân viên của bạn có giữ nguyên trong 3-5 năm tới? Nếu vậy, doanh nghiệp có thể ký hợp đồng thuê lâu dài và đầu tư vào thiết kế và nội thất của riêng mình. Nếu bạn kinh doanh trong một thị trường năng động hơn, quy mô đội ngũ của bạn có thể tăng hoặc giảm theo thời gian, thì một văn phòng linh hoạt mà bạn có thể thuê với thời hạn ngắn tối ưu hơn nhiều.

Các yếu tố môi trường và bền vững: Cân nhắc tính bền vững và các chứng nhận xanh của tòa nhà, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn có yêu cầu về các yếu tố môi trường và bền vững.

So sánh chi tiết: Văn phòng truyền thống so với Văn phòng linh hoạt và Coworking.

Văn phòng truyền thống

Văn phòng “truyền thống” là mô hình thuê văn phòng phổ biến nhất (và thường phức tạp nhất). Thuê kiểu truyền thống có nghĩa là bạn thuê một diện tích trong tòa nhà thương mại từ chủ sở hữu hoặc công ty quản lý.

Bạn sẽ ký một hợp đồng thuê dài hạn không linh hoạt, tự đầu tư thiết kế và trang bị nội thất, đồng thời chịu trách nhiệm bảo trì và quản lý văn phòng của mình.

Văn phòng truyền thống thường thuộc một trong các loại sau:

Cũng như mọi dịch vụ khác, văn phòng truyền thống có ưu và nhược điểm. Những văn phòng truyền thống thường phù hợp hơn cho các công ty lớn với số lượng nhân viên cố định trong vài năm tới.

Dưới đây là những ưu nhược điểm của văn phòng truyền thống, theo như Dreamplex được các khách hàng chia sẻ:

Coworking space

Thay vì thuê văn phòng truyền thống, một lựa chọn khác là thuê không gian trong một mô hình “văn phòng linh hoạt” hoặc “coworking space“.

Dưới đây là một số ưu nhược điểm cần cân nhắc khi lựa chọn mô hình văn phòng linh hoạt hoặc coworking space:

Văn phòng linh hoạt

Do tác động rộng rãi của mô hình làm việc linh hoạt (hybrid work), các mô hình văn phòng mới bắt đầu xuất hiện khi thị trường bất động sản thương mại thích ứng với sự thay đổi nhu cầu. Nhiều công ty cung cấp “Văn phòng Linh hoạt” đã được thành lập trong vài năm qua.

Mô hình Văn phòng Linh hoạt mang đến giải pháp tối ưu cho không gian văn phòng thương mại: Bạn có thể thuê văn phòng riêng và trang bị theo ý thích mà không cần cam kết thuê dài hạn.